上司から指示を受けた仕事を効率よくやるたった2つの質問

2013-02-10_2125

会社勤めをしているひとは、社長でない限りは誰かの指示を受けて仕事をすることが多い。

特に若いときは、その仕事のほとんどが上司や先輩の指示や依頼によるものだと思う。

会社という組織で昇進・昇格をしてステップアップすると、指示されてやる仕事ではなく自分で考えてやる仕事が大部分を占めてくる。そしてそのことが昇進・昇格することの本来の醍醐味なのだが、それはまた別の話。

今回はスマートに仕事を引き受けるための2つの質問について説明したい。

ぼくの周りでも意外とできていない人が多いので、この2つの質問を身につけてライバルと差をつけてはどうだろうか。

 自分の身を守るために納期を聞く

仕事を引き受ける際には必ず納期を確認しよう。

当たり前だと思われるかもしれないが、これが意外とできていないことが多い。

ぼくの経験では、「仕事を引き受けた方が勝手に納期を想定してしまう」というのがよくある。

例えばの話しであるが、明後日の会議で上司が発表するパートの「資料まとめ」を依頼されたとする。

あなたは明後日の会議なので、会議当日の朝に資料が完成していれば良いと勝手に判断して資料作成は明日やろうと計画する。

しかしあなたの上司は前日に出張が入っていて、その出張先で資料に目を通しておこうと思っていて翌日の朝(会議の前日の朝)にあたなに資料を催促する。

結局あなたは、その日の午前中の仕事をキャンセルして資料作りに励まなくてはならない。そしてお昼すぎにメールで資料を上司に提出してなんとか事なきを得る。しかし残念であるがその日のあなたのスケジュールはボロボロになるのである。

納期を明確に指示しない上司も問題だが(往々にして上司は納期を指示しない、なぜなら自分の依頼が優先されると考えているから)、納期が間に合わなかったときに評価を落とすのは部下なので、「納期を指示しなかった上司が悪い」と不平を言うのではなく、自分の身を守るためにも納期は必ず確認したい。

 

 無駄な仕事をしないために目的を聞く

引き続き会議の資料を例に説明する。

会議の資料作成を指示されたあなたは、情報を集めてエクセルで加工して綺麗なグラフを作る。

そしてそのグラフをパワーポイントに貼り付けて、見栄えがいい説明文と効果的なアニメーションをほどこす。

その最高の出来栄えの会議資料を上司に提出すると上司は喜び、もしかするとあなたの評価はあがるかもしれない。

しかしその会議資料は残念ながらプロジェクタで投影されることはない。

なぜなら上司が求めていたのはプレゼン用の資料ではなく、会議の席で他の部門長から質問をされたときの「あんちょこ」としての資料だったから。

そしてあなたの工夫をこらした資料は一度も日の目をみることなく、シュレッダーにかけられるのである。

と、いう話がないわけではない。

ここまで極端な話でなくても、求められる以上の品質の資料を作ったり、求められている品質に満たない資料を作ったりすることはよくあることだ。

こういった事態をふせぐには、指示された仕事の「目的」を明確に理解しておくことである。

なんのためにその仕事をするのかがわかっていれば、どの程度の品質で仕上げればいいのかが判断できるのである。

人によっては「求められる品質レベル」をダイレクトに確認するのもいいかもしれない。

 

  おわりに

いずれにしても上司から明確に指示があればふせぐことができる事態ではあるが、繰り返して言うが往々にして上司は説明してくれないことが多い。

なぜならが彼らもそうやって育ってきたから。

あなたも時間と試行錯誤を繰り返したならば、上司と「阿吽の呼吸」で仕事ができるかもしれないが、そんなことに年月を費やすことはもったいないと思うのである。

ひとこと確認すればいいだけなので、いちど試してみてはどうだろうか?

絶対おすすめ!

 

by isopiii

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