あなたが残念な報告書を書かないための2つの方法

前回までの投稿で、信頼されるスーツやネクタイの選び方の投稿を書きましたが、今回は仕事そのものについて書いてみたい思います。

まずは報告書の書き方についてです。

仕事がら報告書を書いたり受け取ることが多いですが、かなりの割合で残念な報告書があります。

残念な報告書のパターンは、
・報告書を書く基本的なルールを知らない
・読む人の立場に立って書いていない
の2つです。

報告書には社内用のものあれば、取引先やお客さま向けのものもありますが、残念な報告書は大体この2つのパターンに収まります。

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年齢や仕事の経験に関係なく「報告書を書く基本的なルールを知らない」人がいます。

たとえば、箇条書きに項番が振られていないとか、見出し語がないとか、文書の書き始めの位置がそろってないなどです。

この問題点は、書き手が注意すれば簡単に修正することができます。

そのもっとも簡単な方法は、よく書けている報告書を手本にして、それを下敷きにして書くことです。

報告書に独創性や創造力は必要ありません。

起こった出来事と(必要に応じて)その対応策を決まった形式で淡々と書けばいいのです。

手本になるよく書けた報告書が手元にないときは、「報告書を書くときの参考にしたいので」と言って上司からもらいましょう。

ただし経験的に、報告書を書くときになって上司からもらおうとすると「自分で考えろ」と言われることが多いので、あらかじめもらっておくか、親切そうな先輩社員からもらうのがいいと思います。

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ふ「読む人の立場に立って書かれていない」報告書も意外と多くあります。

報告書は、起こった出来事と(必要に応じて)その対応策を淡々と書けばいいのですが、読む人の目線を意識するのはとても大切なことです。

それは、お詫びの報告書を受け取った人が「ゆるしてやろう」と思うように書かれているか、依頼の報告書を受け取った人が「なんとかしてやろう」と思うように書けているかということです。

報告書に関わらず、文書を書くということは、その文書を読んだ相手に何らかのアクションをとってもらうことが目的なので、どのように動いて欲しいかを考えながら文書を書かないといけません。

上記の例では、「ゆるしてやろう」「なんとかしてやろう」というのが、書き手が読み手に期待するアクションになります。

この問題点は、報告書の書き手と読み手が十分にコミュニケーションをとるということが解決策になります。

よくある失敗で、報告書の書き手と読み手で報告書に求めるレベル感が違うことがあります。

書き手が概要を説明しているのに、読み手が詳細な説明を期待している場合は、報告書を読んだ人はその報告書にもの足りなさを感じるでしょう。

また逆に読み手が概要での説明を期待しているのに、書き手が詳細な説明をした場合は、報告書を読んだ人はその報告書にまどろっこしさを感じてしまうでしょう。

この食い違いは、報告書を書く前に書き手が読み手と十分なコミュニケーションを取ることで防ぐことができます。

報告書の書き手と読み手がある程度コミュニケーションを深め、そのまとめとして報告書を書くことが理想です。

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今回は報告書をテーマにしましたが、これらの対応策はさまざまなビジネス文書に適応できるので、ぜひ覚えておいてください。

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